Tiêu chuẩn ISO 9001 được xây dựng dựa trên kinh nghiệm thiết lập và vận hành hệ thống quản lý chất lượng của các chuyên gia và doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực sản xuất trên toàn thế giới.

Doanh nghiệp muốn áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 cần hiểu rõ qui trình áp dụng, các nội dung thực hiện cơ bản để có tính hiệu quả cao và tiết kiệm thời gian.

Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào trong doanh nghiệp, tổ chức

Bước 1. Quyết định có nên áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 hay không?

Tiêu chuẩn ISO có nhiều ưu việc và được nhiều doanh nghiệp áp dụng để quản lý. Để quyết định có nên áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 hay không cần căn cứ vào việc hoạt động của công ty hiện tại có đáp ứng được những yêu cầu giám sát, kiểm tra trong quản lý hay không?

Bước 2: Thành lập ban dự án triển khai tiêu chuẩn ISO 9001

Ban dự án triển khai tiêu chuẩn ISO 9001 là đội ngũ nòng cốt cho việc tiến hành các bước tiếp theo.

Bước 3: Thiết lập kế hoạch ISO 9001 dựa trên cơ sở bối cảnh thực tế của doanh nghiệp. Cần làm rõ hoạt động quản lý chất lượng đang đáp ứng (hoặc chưa đáp ứng) so với tiêu chuẩn ISO 9001.

Bước 4: Ban dự án ISO cần thông báo với nhân sự về kế hoạch triển khai áp dụng ISO 9001 và thực hiện đào tạo nội bộ.

Bước 5: Thiết lập hệ thống tài liệu ISO 9001

Tiêu chuẩn ISO 9001 đòi hỏi phải có hệ thống tài liệu bắt buộc theo các yêu cầu của các điều khoản trong tiêu chuẩn. Và tổ chức phải soạn thảo mọi tài liệu liên quan để phù hợp cho việc đáp ứng và phù hợp với các tiêu chuẩn ISO

Bước 6: Triển khai quản lý chất lượng theo kế hoạch ISO 9001

Các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp cần triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo các quy trình ISO 9001 được lập kế hoạch trước đó. Trong quá trình vận hành hệ thống quản lý chất lượng, đội ISO cần phải thường xuyên theo dõi, kiểm soát.

Nếu có bất cứ thay đổi nào thì cần phải nhanh chóng thông báo cho các bên liên quan để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng hoạt động một cách trơn tru, suôn sẻ.

Bước 7: Thực hiện đánh giá nội bộ

ISO 9001 yêu cầu tổ chức phải định kỳ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của tổ chức thông qua việc đã đánh giá nội bộ. Việc đánh giá nội bộ sẽ được giúp đỡ để thực hiện trong quá trình tổ chức bắt đầu khi triển khai áp dụng.

Bước 8: Đăng ký chứng nhận ISO 9001

Tổ chức ISO sẽ ủy quyền cho một đơn vị; tổ chức nào đó có đủ thẩm quyền và năng lực đánh giá tiêu chuẩn ISO 9001 của doanh nghiệp. Nếu như đáp ứng đủ các điều kiện và điều khoản mà ISO đã đưa ra cho từng điều khoản; hạng mục thì tổ chức, doanh nghiệp của bạn sẽ được cấp giấy chứng nhận ISO 9001. Nếu như chưa đủ điều kiện thì tổ chức sẽ phải tiếp tục phải thay đổi để phù hợp; và đáp ứng điều kiện cấp chứng chỉ ISO 9001. Chính vì thế, bạn phải chọn được đơn vị; tổ chức kiểm định và chứng nhận phù hợp với năng lực doanh nghiệp của bạn để việc đăng ký cấp chứng chỉ ISO 9001; không mất quá nhiều thời gian.

Bước 9: Nhận chứng chỉ ISO 9001

Sau khi đánh giá đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp chứng chỉ ISO 9001 với hiệu lực 3 năm. Và trong thời gian hiệu lực, doanh nghiệp phải duy trì đánh giá giám sát định kỳ.  

Bước 10: Duy trì sau khi được cấp chứng nhận ISO 9001

Việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 cần được duy trì để doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích hơn.

 Ngoài ra, đây còn là yếu tố quan trọng để đối tác của bạn có thể cân nhắc, lựa chọn để hợp tác. Trong suốt quá trình hoạt động của mình, tổ chức, doanh nghiệp cần phải cải tiến liên tục hệ thống và quy trình của mình. Để phù hợp với tình hình thực tế và để tiếp tục duy trì chứng nhận ISO 9001.

Những lợi ích ISO 9001 đem lại cho doanh nghiệp Việt

Khi áp dụng ISO 9001, các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận được vô vàn các lợi ích thiết thực như:

- Quản lý hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn, nhờ vậy tối ưu được hiệu suất cũng như chi phí cho quy trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Chất lượng sản phẩm/ hàng hóa được nâng cao, hạn chế gặp phải sai sót, lỗi hỏng.

- Đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và đối tác, hạn chế tình trạng phàn nàn, khiếu nại hay đổi trả hàng.

- Gia tăng lợi nhuận, doanh thu trong khi giảm thiểu được chi phí hoạt động.

- Nâng cao hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp giúp gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

- Tạo cơ hội giúp doanh nghiệp thực hiện thương mại quốc tế.

Những khó khăn trong quá trình áp dụng ISO 9001

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp Việt nào khi áp dụng ISO 9001 cũng đạt được hiệu quả. Một trong những khó khăn trong quá trình triển khai hệ thống quản lý chất lượng khiến cho doanh nghiệp chưa đạt được thành công chính là do tâm lý ngại thay đổi, không muốn thử sức với cái mới.

Khi xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001, vai trò của người lãnh đạo là đặc biệt quan trọng. Nếu như người lãnh đạo không thực sự hiểu về ISO 9001, không thực sự cho thấy quyết tâm và dành sự đầu tư nghiêm túc cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng thì rất khó để doanh nghiệp có thể đạt được thành công bền vững.

Không chỉ vậy, việc ghi chép và lưu trữ hệ thống tài liệu ở nhiều doanh nghiệp thường mang tính hình thức. Các quy trình, thủ tục thường được ghi chép khá chung chung, chưa sát với thực tế. Thậm chí nhiều người còn không có thói quen ghi chép lại khiến cho hệ thống tài liệu không được đầy đủ gây ảnh hưởng tới việc vận hành hệ thống quản lý chất lượng.

Có thể thấy được, việc áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp là một quá trình phức tạp và có lẽ sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức của doanh nghiệp. Nhưng nếu đầu tư đủ về thời gian và nguồn lực, chắc chắn doanh nghiệp sẽ thu được vô vàn “trái ngọt”.

Nếu như đang quan tâm tới hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với NHO để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.